TimeInvoicer

Chips: NEU = kürzlich hinzugekommen · Plus = ab dem Plus-Tarif · Premium = ab dem Premium-Tarif · nur Praxis = nur im Praxis-Modus · empfohlen = unser empfohlener Weg

Was die App für dich tut

Das Grundprinzip

TimeInvoicer führt keinen eigenen Terminkalender. Die App liest den Kalender, den du auf deinem iPhone oder iPad ohnehin benutzt. Du pflegst deine Termine also genau einmal.

Kalender-Berechtigung

Beim ersten Start fragt iOS nach Kalender-Zugriff. Bitte Erlauben — ohne die Berechtigung kann die App weder lesen noch schreiben.

Eigenen Kalender in iOS anlegen

Empfehlenswert ist ein eigener Kalender nur für die Praxis — dann bleiben private Termine getrennt:

1. Apple-Kalender-App öffnen.
2. Unten auf Kalender tippen.
3. Kalender hinzufügen wählen und benennen, zum Beispiel „Praxis“.
4. Zurück in TimeInvoicer: Menü › Einstellungen › Kalender (das Menü ist der rechte Tab in der Leiste unten) — dort als Standard festlegen.

Eine Rechnung erstellen — die drei Wege

Weg 1 — aus dem Termin heraus empfohlen

1. Im Kalender auf den Termin tippen.
2. Im Terminfenster auf Rechnung tippen.
3. Fertig — Kontakt, Datum, Leistung und Honorar sind bereits eingetragen.

Weg 2 — über das Menü

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu tippen.
2. Klient:in manuell auswählen, dann Zeitraum angeben.

Weg 3 — über das +-Symbol

1. In der Hauptansicht auf das +-Symbol tippen.
2. Neue Rechnung wählen und Kontakt auswählen.
3. Zeitraum wählen — die Termine dieser Person werden als Positionen übernommen.

Unterschiede zu Android

• Navigation: Leiste unten; zurück per Wischen von der linken Bildschirmkante.
• Datum und Uhrzeit: die gewohnten iOS-Rollen statt eines Kalenderdialogs.
• Teilen: das iOS-Teilen-Menü.
• Kalenderzugriff: iOS erlaubt es, einzelne Kalender gezielt freizugeben. Gib dabei auch deinen Praxiskalender frei.
• Mitschriften: auf dem iPad mit Apple Pencil auch handschriftlich.

Wenn etwas nicht funktioniert

Es erscheint immer wieder die Kalenderauswahl

Prüfe, ob in Menü › Einstellungen › Kalender (in TimeInvoicer) wirklich ein Standardkalender gesetzt ist. Ist die App nicht aktuell, aktualisiere sie im App Store — das behebt die meisten Fälle.

Termine tauchen nicht auf

• Kalender-Berechtigung erteilt? Einstellungen › Apps › TimeInvoicer › Kalender (iOS-Einstellungen)
• Ist der Kalender in TimeInvoicer auf sichtbar gestellt?
• Liegt der Termin im gewählten Zeitraum?

Die Rechnung bleibt leer

Dann wurde im Zeitraum kein Termin gefunden, der dieser Person zugeordnet ist. Prüfe, ob der Termin-Titel dem vollen Namen entspricht.

Schritt-für-Schritt

1. Kalender-Berechtigung erteilen
   Beim ersten Start fragt die App nach Kalender-Zugriff. Tippe auf Erlauben.
2. Kalender einrichten (falls noch keiner vorhanden)
   Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kalender richtig einrichten.
   Unsere Empfehlung für Termine mit echten Namen: lokaler Kalender („Auf meinem iPhone") ohne Cloud-Sync. Apple-Kalender-App öffnen → unten auf Kalender tippen → Kalender hinzufügen → als Konto Auf meinem iPhone wählen → Namen vergeben (z. B. Praxis).
   Optional: Wählst du stattdessen iCloud als Konto, synchronisiert der Kalender automatisch auf alle deine Apple-Geräte (Voraussetzung: Apple-ID angemeldet) — dafür liegen die Termine dann in der Cloud. Mehr dazu unter → Kalender richtig einrichten.
   Empfehlung: Nutze mindestens 2 Kalender: 1 Standardkalender für die Arbeit und 1 Backup-Kalender (z. B. Praxis Backup). Geht bei einer Synchronisierung etwas schief, hast du eine zweite, getrennte Kopie.
   Tipp: Für Therapeut:innen empfiehlt sich ein separater Kalender nur für Klient:innen-Termine (z. B. Praxis), ein Backup-Kalender und ein anonymisierter Backup-Kalender — alle drei lassen sich in TimeInvoicer mit wenigen Tipps zuordnen.
3. Rechnungsverzeichnis auswählen
   Menü › Einstellungen › Rechnungsverzeichnis
   Wähle den Ordner, in dem Rechnungen gespeichert werden (z. B. Dokumente/Rechnungen).
4. Standardkalender & weitere Kalender zuordnen
   Menü › Einstellungen › Kalender › Kalender & Farben
   Weise mindestens einem Kalender das Label Standardkalender zu.
   Optional: wähle einen Backup-Kalender und/oder einen Anonymen Backup-Kalender (für Therapeut:innen empfohlen).
5. Rechnungsvorlage wählen
   Rechnungen › Vorlage – Standard-Vorlage auswählen oder eigene erstellen.
6. Testrechnung erstellen
   PDF prüfen – so siehst du sofort, ob Layout und Signatur stimmen.

Termin-Format (wichtig!)

Kurz gesagt: Weil es schlauer ist.

Du nutzt deinen Kalender bereits jeden Tag. Apple Kalender, Google Calendar, Outlook — egal welche App, du kennst sie, du vertraust ihr, deine Termine sind schon dort. TimeInvoicer arbeitet direkt mit diesen Terminen. Kein Umlernen, kein zweites System, kein doppeltes Eintippen.

Was macht TimeInvoicer anders als die Konkurrenz?

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Was du davon hast

Deine Zeit gehört deinen Klient:innen — nicht der Verwaltung. Genau dafür haben wir TimeInvoicer gebaut.

Schritt 1: Warum empfehlen wir lokale Kalender?

Ein lokaler Kalender speichert deine Termine nur auf deinem Handy — nicht in der Cloud, nicht bei Google, nicht auf einem fremden Server. Für Therapeut:innen mit sensiblen Klient:innendaten ist das ein enormer Vorteil:

Schritt 2: Lokalen Kalender auf dem iPhone erstellen

Apple Kalender-App (iPhone & iPad)

1. Öffne die vorinstallierte Kalender-App.
2. Tippe unten auf Kalender.
3. Tippe unten links auf Bearbeiten bzw. Kalender hinzufügen.
4. Gib als Namen Praxis ein und wähle eine Farbe (z. B. Grün).
5. Wähle als Konto eine der beiden Optionen:
   • iCloud — synchronisiert auf all deine Apple-Geräte.
   • Auf meinem iPhone (falls verfügbar) — rein lokaler Kalender ohne Cloud-Sync.
6. Tippe auf Fertig.
7. Wiederhole das für Praxis Backup (z. B. Blau) und Praxis Anonym (z. B. Grau).

Schritt 3: Die 3-Kalender-Strategie (empfohlen)

Wenn du einen Termin verschiebst oder löschst, wird das automatisch auch im Backup- und Anonym-Kalender aktualisiert. Du musst dich um nichts kümmern.

Schritt 4: Kalender in TimeInvoicer konfigurieren

1. Öffne TimeInvoicer und tippe unten in der Tab-Leiste ganz rechts auf Menü (Symbol mit drei Linien).
2. Gehe zu Menü › Einstellungen › Kalender › Kalender & Farben.
3. Du siehst eine Liste aller Kalender auf deinem Handy (lokale + Google + Exchange usw.).
4. Tippe auf deinen Arbeitskalender (z.B. Praxis) und wähle das Label Standardkalender.
5. Tippe auf deinen Backup-Kalender (z.B. Praxis Backup) und wähle das Label Backup-Kalender.
6. Tippe auf deinen Anonym-Kalender (z.B. Praxis Anonym) und wähle das Label Anonymer Backup-Kalender.
7. Fertig! Ab jetzt arbeitet alles zusammen.

Was passiert danach automatisch?

Alles bleibt auf deinem Gerät

TimeInvoicer speichert alle Daten lokal auf deinem iPhone oder iPad: Namen der Klient:innen, Termine, Rechnungen, Vorlagen, Einstellungen — alles liegt in einer verschlüsselten Datenbank direkt auf deinem Handy.

Im Vergleich: TimeInvoicer vs. Web-Apps

Geräteverschlüsselung — Was heißt das?

TimeInvoicer nutzt diese eingebaute Verschlüsselung automatisch. Du musst nichts extra einstellen. Solange dein Handy eine Bildschirmsperre hat (Face ID, Touch ID oder Code), sind deine Daten geschützt.

Lokale Kalender: Kein Google, kein Sync, kein Risiko

Nutzt du einen lokalen Kalender für Klient:innen-Termine, synchronisiert er nicht mit Google. Die Termine bleiben ausschließlich auf deinem Gerät.

Anonymisierte PDFs — Für alle, die mitlesen könnten

Manchmal musst du Rechnungen an Dritte weitergeben: an deine:n Steuerberater:in, in der Supervision, oder für Versicherungsabrechnungen. In diesen Fällen willst du vielleicht nicht, dass der echte Name der Klient:in sichtbar ist.

TimeInvoicer kann anonymisierte PDFs erstellen: Der Name der Klient:in und die Sozialversicherungsnummer werden automatisch geschwärzt. Du kannst jede Rechnung mit einem Tipp als anonymisierte Version speichern oder versenden.

EPC-QR-Code: Auch die IBAN bleibt lokal

Wenn du einen QR-Code für Überweisungen auf deine Rechnungen druckst (EPC-QR), wird dieser komplett auf deinem Gerät erzeugt. Deine IBAN wird nicht an einen Server gesendet — der QR-Code wird lokal berechnet und direkt in die PDF eingebettet.

Zusammenfassung: Dein Datenschutz-Vorteil

Ausgangslage: Eine typische Praxis

Der Vergleich: Manuell vs. TimeInvoicer

Die große Rechnung

Was das in Euro bedeutet

Was du mit der gewonnenen Zeit machen kannst

70 Stunden pro Jahr. 7.000 € Gegenwert. Ab der ersten Rechnung.

Der Kalender ist die Schaltzentrale: Termine anzeigen, anlegen und direkt zur Rechnung wechseln.

Neuen Termin anlegen

1. Tippe auf Neuer Termin oder das +-Symbol.
2. Titel (= Name der Klient:in), Beschreibung (= Leistung + €-Satz), Datum, Uhrzeit und Dauer ausfüllen — z. B. Beschreibung: Psychotherapie Einzel €160. Komma oder Punkt als Dezimaltrennzeichen ist egal.
3. Kalender auswählen (beruflich / privat).
4. Speichern — Termin erscheint sofort in deinem gewählten Kalender.

Smart Terminvorschlag

1. Klient:in im Termin-Formular auswählen.
2. Button Terminvorschlag tippen.
3. Die App erkennt das Muster (z. B. Dienstag 10:00 Uhr, 5×).
4. Dialog zeigt: „Nächster Termin: Di, 25.02.2026, 10:00–11:00 Uhr"
5. Übernehmen → Datum und Uhrzeit werden automatisch eingetragen.

Termin bearbeiten / löschen

Weitere Funktionen

Der Ablauf im Überblick

Schritt 1: Termin korrekt anlegen

Damit die App den Termin erkennen kann, muss er zwei Dinge enthalten:

Schritt 2: Rechnung öffnen

Es gibt drei Wege zum Rechnungsformular:

Schritt 3: Zeitraum wählen

1. Klient:in auswählen (Dropdown oder Suche).
2. von und bis Datum einstellen (z. B. letzter Monat).
3. Die App sucht automatisch alle Termine im Kalender dieser Klient:in in diesem Zeitraum.
4. Die gefundenen Termine erscheinen als Leistungstabelle.

Schritt 4: Leistungstabelle prüfen

Schritt 5: Diagnose & Zahlungsstatus

• Diagnose — optional, ICD-10 oder ICD-11 Code (aus gespeicherter Diagnose der Klient:in)
• Zahlungsanweisung — bar / überwiesen / offen
• Rechnungsnummer — automatisch, änderbar

Schritt 6: Vorschau und PDF

Tippe auf Vorschau → prüfen → PDF erstellen.
Die App speichert automatisch: Original-PDF + anonymisiertes PDF + HTML.
Alle Dateien landen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Stammdaten zu Klient:innen — werden automatisch in Rechnungen übernommen.

Neue:n Klient:in anlegen

1. Menü › Klienten › +
2. Vorname und Nachname eingeben — SVNR nur im Praxis-Modus nur Praxis.
3. Optional: Diagnose, Titel.
4. Speichern.

Kontakt-Aktionen

Tippe auf einen Kontakt in der Liste, um alle verfügbaren Aktionen zu sehen:

Schnellaktionen per Wischen

Wische einen Kontakt nach links, um vier Schnellaktionen direkt zu erreichen:

1. Termine — erscheint zuerst (Teal)
2. Bearbeiten — zweite Zone (Blau-Grau)
3. Warteliste — dritte Zone (Amber)
4. Löschen — ganz links, bei langem Wischen (Rot)

Leerer Zustand

Wenn noch keine Kontakte vorhanden sind, zeigt die App einen hilfreichen Hinweis mit dem Button Neu zum Anlegen des ersten Kontakts.

Automatisch aus Kalender (empfohlen)

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu
2. Klient:in auswählen.
3. Zeitraum wählen (von / bis).
4. App sucht alle Termine dieser Klient:in im Zeitraum.
5. Leistungstabelle prüfen und ggf. anpassen.
6. Rechnungsnummer und Datum kontrollieren.
7. Vorschau antippen.

Manuell

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu
2. Klient:in wählen.
3. Neue Leistung tippen und direkt eingeben.
4. Weiter wie oben (Vorschau, PDF).

Die Vorschau zeigt, wie die Rechnung als PDF aussehen wird. Erst prüfen, dann PDF erstellen.

Pflicht-Check

PDF erzeugen

1. PDF erstellen tippen.
2. App speichert automatisch: normale PDF + anonymisierte PDF + HTML.
3. Dateien liegen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Schaltflächen

Rechnung direkt als PDF-Anhang an den/die Klient:in schicken — ohne die App zu verlassen.

1. Erst PDF erstellen tippen.
2. Dann auf Teilen tippen.
3. Per E-Mail PDF senden wählen.
4. Die E-Mail-App öffnet sich mit:
   • Empfänger: E-Mail aus Kontakten
   • Betreff: Neue Rechnung
   • Text: Dein Vorlagen-Text
   • Anhang: die PDF-Datei
5. Prüfen und Senden tippen.

Wofür?

Wie?

Beim Tippen auf PDF erstellen erzeugt die App automatisch beide Versionen:

• Rechnung_[ReNr]_[Name].pdf — echte Daten
• Rechnung_[ReNr]_ANONYM.pdf — anonymisiert

Terminbestätigungen, Stornos und Erinnerungen mit vorbereiteten Texten versenden.

Platzhalter in Vorlagen

Vorlagen bearbeiten

1. Menü › Einstellungen › Nachrichten
2. Gewünschte Vorlage antippen.
3. Text mit Platzhaltern eingeben.
4. Speichern.

Rechnungsvorlagen — Platzhalter

Vorlage wechseln

1. Menü › Rechnungen › Vorlage
2. Vorlagen... antippen.
3. Vorlage aus der Liste auswählen.
4. Als Standardvorlage speichern

Backup erstellen

1. Menü › Sicherungen › Backup
2. App sichert alle Klient:innen, Rechnungen und Einstellungen.
3. Datei wird im Rechnungsverzeichnis gespeichert.

Kalender-Backup

Kalender lokal sichern & wiederherstellen

1. Lokales Kalender-Backup erstellen
   Menü › Sicherungen › Kalender lokal sichern → Datei speichern.
2. Lokales Kalender-Backup wiederherstellen
   Menü › Sicherungen › Kalender lokal wiederherstellen → Backup-Datei auswählen.
3. Nach dem Restore prüfen
   Öffne Kalenderansicht und kontrolliere stichprobenartig Termine.

Wiederherstellen

1. Menü › Sicherungen › Wiederherstellen
2. Backup-Datei auswählen.
3. Bestätigen.

Diagnose auf der Rechnung hinzufügen

1. Rechnung öffnen → Bereich Diagnose.
2. ICD-Version wählen: ICD-10 oder ICD-11.
3. Button Diagnose suchen tippen.
4. Schlagwörter eingeben, z. B. angst depression — Leerzeichen = UND-Suche.
5. Diagnose aus der Liste auswählen.
6. Optionaler Freitext im Notizfeld.

ICD-Version vergleichen

Datenbank verwalten (ICD-10)

ICD Modus aktivieren

1. Menü › Einstellungen öffnen.
2. Unter Termin & Projekt den Schalter ICD Modus aktivieren.
3. Zur Rechnung zurückkehren — die Änderung wirkt sofort.

Was sich ändert

ICD-Code als Projekt auswählen

1. Im Rechnungsformular: Bereich Projekt aufrufen.
2. ICD-Version wählen (ICD-10 oder ICD-11).
3. Diagnose suchen tippen und Schlagwörter eingeben.
4. ICD-Code aus der Liste wählen (z. B. F41.1 Generalisierte Angststörung).
5. Code erscheint als Projekt auf der Rechnung.

Rechnung

Terminvorschlag

SMS / E-Mail

Kalender

ICD-Suche

Allgemeine Tipps

• Anzeigeproblem? Schließe die App vollständig (nach oben wischen) und starte sie neu. TimeInvoicer hat keine eigene „Cache leeren"-Funktion.
• Backup vor Support: Erstelle Backup bevor du Probleme meldest.
• Anonymisiertes PDF für Support: Nie die echte Rechnung mit Klientendaten schicken.
• Ausführliche Protokolle: Unter Menü › Einstellungen › Erweitert › Logging stellst du das Protokoll-Detail für den Support ein. Für die meisten Anfragen reicht aber ein Screenshot des Problems.

Standard: 100 % offline

In der Grundeinstellung läuft der Vorlagen-Assistent komplett auf deinem Gerät. Keine Internetverbindung nötig, keine Daten verlassen dein iPhone oder iPad.

Schlüssel in der App eintragen

Es gibt zwei Wege:

• Einrichtungs-Dialog: Beim ersten Klick auf „Vorlage automatisch erstellen" öffnet sich automatisch ein Schritt-für-Schritt Assistent.
• Einstellungen: Menü › Einstellungen › Assistent (Pro) › Gemini API-Schlüssel eintragen.

Erstelle mit einem einzigen Fingertipp eine Rechnung direkt aus einem Kalender-Termin. Klient:in und Leistung werden automatisch aus dem Termin erkannt.

So erstellst du eine Schnell-Rechnung

1. Öffne die Kalenderansicht in TimeInvoicer.
2. Lange auf einen Termin drücken (Long-Press), bis das Kontextmenü erscheint.
3. Wähle Schnell-Rechnung.
4. Die App erkennt automatisch die Klient:in (aus dem Termin-Titel) und die Leistung (aus der Beschreibung).
5. Die Rechnung wird sofort erstellt und in der Vorschau angezeigt.

Fasse alle Termine einer Klient:in innerhalb eines Monats zu einer einzigen Rechnung zusammen. Das ist praktisch für Monatsabrechnungen mit Sozialversicherungsträgern:

• ÖGK — Österreichische Gesundheitskasse
• BVAEB — Krankenversicherung für Beamt:innen, Eisenbahn- und Bergbau-Bedienstete
• SVS — Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen

So erstellst du eine Sammelrechnung

1. Öffne die Kontaktliste (Menü › Klienten).
2. Lange auf den gewünschten Kontakt drücken (Long-Press).
3. Wähle Sammelrechnung (Monat) aus dem Kontextmenü.
4. Wähle den gewünschten Monat aus.
5. Die App sammelt alle Termine dieser Klient:in im gewählten Monat und erstellt eine Gesamtrechnung.

Behalte den Überblick über offene und überfällige Rechnungen. Das Mahnwesen zeigt automatisch die aktuelle Mahnstufe an und hilft dir beim Versenden von Zahlungserinnerungen.

Mahnwesen aufrufen

1. Öffne Menü › Auswertungen & Finanzen › Mahnwesen.
2. Die Übersicht zeigt alle überfälligen Rechnungen mit ihrer aktuellen Mahnstufe.
3. Tippe auf eine Mahnung, um den Mahntext anzuzeigen.

Mahnstufen

Sieh dir deinen nächsten Termin direkt auf dem Homescreen und erstelle Rechnungen mit einem Fingertipp — ohne die App erst öffnen zu müssen.

Widget hinzufügen

1. Lange auf eine freie Stelle deines Homescreens drücken.
2. Wähle Widgets.
3. Suche TimeInvoicer in der Widget-Liste.
4. Ziehe das Widget auf deinen Homescreen.

Widget-Funktionen

ELDA ist die elektronische Upload-Plattform der österreichischen Sozialversicherung. ELDA verlangt ein bestimmtes Format: WAH-XML (Wahlärzt:innen-Honorarnotenmeldung). TimeInvoicer erstellt diese Datei automatisch.

WAH-XML exportieren

1. Öffne eine Rechnung und wechsle zur Vorschau.
2. Tippe auf Teilen.
3. Wähle WAH-XML Export.
4. Die XML-Datei wird erzeugt und kann gespeichert oder direkt geteilt werden.
5. Lade die Datei anschließend manuell auf ELDA hoch.

Zeige deine Bankverbindung automatisch auf jeder Rechnung an — optional mit QR-Code für schnelle Überweisung durch deine Klient:innen.

Bankdaten einrichten

1. Öffne Menü › Einstellungen › Bankdaten & Rechnung.
2. Gib deine IBAN ein.
3. Optional: Gib BIC und Kontoinhaber ein.
4. Aktiviere den Schalter QR-Code auf Rechnung, wenn Klient:innen per QR-Code überweisen sollen.
5. Speichere die Einstellungen.

Wenn du deine Kalender-Termine mit bestimmten Kürzeln benennst, erkennt TimeInvoicer automatisch Leistung und Klient:in — ohne manuelles Ausfüllen.

So funktioniert es

Benenne deinen Kalender-Termin nach dem Schema:
[Kürzel] [Beschreibung] - [Name der Klient:in]

Beispiel: KP10 Behandlung - Fr. Mayer

Unterstützte Kürzel

Im Diagnosefeld suchst du deinen ICD-10-Code, ohne ihn auswendig zu kennen. Wir merken uns, welche Codes du am häufigsten verwendest, und zeigen sie dir zuerst.

So suchst du

1. Tippe im Diagnosefeld ins Suchfeld.
2. Noch nichts eingetippt? Du siehst deine zehn meistgenutzten Codes.
3. Ein Buchstabe — etwa F — zeigt dir alle Codes dieser Gruppe.
4. Ab zwei Zeichen suchen wir nach Code, Bezeichnung und geläufigen Synonymen. Tippfehler machen nichts aus.
5. Tippe auf den passenden Eintrag, um ihn zu übernehmen.

Beispiele

Das Statistik-Dashboard gibt dir einen schnellen Überblick über Umsatz, Leistungen und Sozialversicherungsträger-Verteilung.

Statistiken aufrufen

1. Öffne Menü › Auswertungen & Finanzen › Statistiken.
2. Wähle den gewünschten Zeitraum (Monat oder Jahr).
3. Das Dashboard zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen.

Verfügbare Auswertungen

→ Mehr zu den Diagrammtypen (Balken, Linie, Kreis): Statistik & Honorar-Diagramme.

Die Warteliste zeigt dir auf einen Blick, welche Klient:innen auf einen Termin warten und wie lange schon.

Warteliste aufrufen

1. Öffne Menü › Warteliste.
2. Du siehst die Liste aller Personen auf der Warteliste mit der Wartezeit in Tagen.

Kontakt zur Warteliste hinzufügen

1. Tippe auf den Hinzufügen-Button unten rechts.
2. Suche den gewünschten Kontakt im Suchfeld oder tippe Neu um einen neuen Kontakt anzulegen.
3. Wähle den Kontakt aus und bestätige mit OK.

Aktionen für Wartelisten-Kontakte

Gerätekontakte verwenden

1. Öffne Menü › Einstellungen › Kontakte vom Gerät verwenden.
2. Damit werden Kontakte aus deiner Kontakte-App in der Warteliste und überall in der App angezeigt.
3. Zum Deaktivieren: Tippe erneut auf den Menüpunkt — er wechselt zu Nur App-Kontakte verwenden.

Der Abrechnungs-Check zeigt dir auf einen Blick, welche Kalender-Termine mit deinen Klient:innen noch nicht abgerechnet sind. So bleibt nichts liegen.

So funktioniert es

1. Öffne Menü › Abrechnungs-Check.
2. Du siehst alle Termine der letzten Wochen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind.
3. Tippe auf einen Termin, um direkt eine Rechnung zu erstellen — Kontakt, Datum und Uhrzeit sind bereits vorbelegt.

Automatische Erkennung

Termine mit dem Namen deiner Klient:in im Titel werden automatisch zugeordnet. Du musst nichts manuell taggen.

Wenn du TimeInvoicer neu nutzt oder ältere Kalender-Einträge nachpflegen willst: Hier kannst du bestehende Termine in einem Schritt deinen Klient:innen zuordnen.

Gruppen-Karten

Termine werden nach Kontakt gruppiert. Pro Klient:in siehst du eine Karte mit allen passenden Terminen und der Gesamtanzahl auf einen Blick.

Bulk-Zuordnung

1. Tippe auf Alle zuordnen, um sämtliche Treffer in einem Schwung zu bestätigen.
2. Oder öffne eine Gruppen-Karte und ordne einzelne Termine über Einzeln zuordnen zu.
3. Mit Mehr laden holst du dir ältere Termine aus dem Kalender nach.

Was wird automatisch ausgefiltert?

• Geburtstage und Jahrestage aus der Kontakte-App
• Feiertage und Schulferien
• Geteilte Kalender, die nichts mit der Praxis zu tun haben
• Ganztages-Einträge ohne Klient:innen-Bezug

Damit bleibt die Liste übersichtlich und enthält nur, was wirklich abrechenbar sein könnte.

Manchmal fehlt ein Dokumenttyp: ein ausführlicher Erstbefund, ein Verlaufsbericht, eine Bestätigung für die Krankenkasse. Dafür legst du dir eine eigene Vorlage an — so einfach wie einen Standardtext für SMS oder E-Mail.

1. Menü › Neu › Neue Vorlage … antippen. Der Editor öffnet sich mit einem passenden Beispieltext, den du frei ändern kannst.
2. Name prüfen (z. B. „Erstbefund") — er wird zum Namen deiner Dokumentart.
3. Text schreiben. Über Platzhalter einfügen — oder durch langes Drücken im Text — fügst du Platzhalter ein. Wir füllen sie später automatisch mit:
   • Name, Anrede, Geburtsdatum
   • Termindatum, Leistungen, Diagnose, Behandlungsbeginn
   • Grußformel und Unterschrift
4. Die Vorschau mit Musterdaten oben zeigt sofort, wie das fertige Dokument aussieht.
5. Sichern. Danach öffnet sich direkt dein erstes Dokument dieser Art — Kontakt wählen, Vorlage ist schon ausgewählt, fertig.

Ordner: Dokumente deiner Vorlage bekommen einen eigenen Ordnernamen (wie Rechnungen unter „Rechnungen"). Den Ordnernamen kannst du beim Anlegen über „Ordner ändern" anpassen.

Tipp: Kurze Zeilen mit Doppelpunkt („Anamnese:") werden im Dokument automatisch zu Abschnittsüberschriften. Klammern aus Word wie „[Name]" erkennen wir nicht. Nimm stattdessen die Platzhalter aus der Liste.

Deine Vorlagen findest du jederzeit unter Einstellungen › Dokumente › Vorlagen; dort kannst du sie bearbeiten oder löschen.

Eine fehlerhafte oder nicht mehr gültige Rechnung löschst du nicht einfach — dafür erstellst du eine Gutschrift. Eine Gutschrift ist eine „negative Rechnung": Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung und gleicht deren Betrag aus. Beispiel: Rechnung über 120 € → Gutschrift über 120 € gleicht sie aus.

So erstellst du eine Gutschrift

1. Im Menü Neue Gutschrift antippen.
2. Klient:in auswählen — idealerweise dieselbe, für die die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wurde.
3. Betrag bzw. die zu stornierenden Leistungen eintragen.
4. Vorschau prüfen und die Gutschrift wie ein normales Dokument speichern.

Logo und Praxisdaten erscheinen oben auf jeder Rechnung. Beides richtest du im Bereich Praxisdaten deiner Einstellungen ein.

1. Trage deine Praxisdaten ein — daraus entsteht ein professioneller Briefkopf.
2. Über Logo wählen lädst du dein Praxis-Logo hoch; mit Logo ändern tauschst du es später aus.
3. Mit dem Regler für die Logobreite passt du die Größe an.
4. Bei Logo im Briefkopf wählst du, ob das Logo separat neben deinen Praxisdaten steht oder integriert erscheint.
5. Die A4-Vorschau zeigt sofort, wie der fertige Briefkopf aussieht.

Das Statistik-Dashboard gibt dir einen Überblick über Umsatz und Leistungen. Deine Zahlen zeigen wir dir dabei als Diagramm — und du wählst selbst, wie: als Balken, Linie oder Kreis (Donut). → Alle Auswertungen des Dashboards: Statistiken.

So nutzt du die Diagramme

1. Öffne die Statistik oder die Jahresübersicht.
2. Über dem Diagramm findest du das Feld Diagrammtyp.
3. Wähle Balken, Linie oder Kreis (Donut) — die Ansicht wechselt sofort.

Deine handschriftlichen Mitschriften lassen sich pro Klient:in in eigenen Ordnern ablegen — praktisch, wenn du dein eigenes System hast (z. B. nach Thema oder Behandlungsabschnitt).

Ordner anlegen, umbenennen, löschen

In einer geöffneten Mitschrift legst du über das Ordner-Menü einen neuen Ordner an, benennst ihn um oder löschst ihn wieder. Zwei Ordner mit demselben Namen gibt es bei derselben Klient:in nicht.

Verschieben & duplizieren

• In Ordner verschieben — ordnet die geöffnete Mitschrift einem Ordner zu oder nimmt sie wieder heraus.
• Duplizieren — legt eine Kopie ab, auch bei einer anderen Klient:in. Praktisch, wenn eine Mitschrift als Vorlage für die nächste dienen soll.